Kommunikation & CRM für Bergtheimer Nahwärmenetz

Biogasanlage, Nahwärmenetz – und viele Fragen

In Bergtheim entsteht rund um eine bestehende Biogasanlage ein neues Nahwärmenetz. Ziel: möglichst viele Haushalte an das Netz anschließen und die entstehende Wärme sinnvoll in der Region nutzen.
Genau an diesem Punkt stehen viele Biogas- und Nahwärme-Betreiber: technisch ist das Projekt gut durchdacht, aber in der Kommunikation kommen ständig die gleichen Fragen:

• Wie erklären wir das Projekt verständlich für Bürgerinnen und Bürger?
• Wie behalten wir den Überblick über Interessenten, Straßen, Häuser und Status?
• Wie organisieren wir Infoveranstaltungen, Unterlagen und Rückfragen, ohne im Chaos zu landen?

Für die Nahwärme Bergtheim haben wir deshalb ein Gesamtpaket entwickelt, das die Kommunikation mit potentiellen Kunden ungemein erleichtert: Website, CRM, Online-Formulare, Infoveranstaltungen, Präsentationen, Banner und Infomaterial – alles aus einem Guss.

Das Gesamtpaket: Digitale & analoge Kommunikation aus einer Hand

Statt nur „eine Website“ zu bauen, haben wir für die Nahwärme Bergtheim die komplette Kommunikationsstrecke aufgesetzt:

• eine zentrale Website als Anlaufstelle für alle Infos
• ein CRM-System (EspoCRM) für alle Interessenten und Prozesse
• Online-Formulare für Hausanschluss-Anfragen
• geplante Informationsveranstaltungen mit passenden Präsentationen
• Flyer und Infomaterial, die auf die Website verweisen

Das Ergebnis ist eine Lösung, mit der Betreiber sowohl online als auch vor Ort professionell auftreten können und durch die Informationsvermittlung die Kommunikation unterstützt.

Website: Informationen, die man wirklich versteht

Die Website ist das Herzstück der Kommunikation. Hier landen alle, die von der Nahwärme gehört haben, einen Flyer in der Hand hatten oder auf einer Infoveranstaltung waren.

Struktur & Inhalte

Die Startseite führt Besucher direkt an die wichtigsten Fragen heran: Was ist Nahwärme in Bergtheim, was bringt mir ein Anschluss und wie läuft das Ganze ab? Von dort aus geht es weiter zu Themen wie Projektablauf, häufige Fragen, Ansprechpartner und Anmeldung.

Die Inhalte sind so formuliert, dass man kein technisches Vorwissen braucht. Fachbegriffe werden sparsam und verständlich eingesetzt. Im Mittelpunkt stehen Vorteile im Alltag: Wie verändert sich meine Heizungssituation? Welche Kosten kommen auf mich zu? Wie sicher ist die Versorgung?

Damit wird aus einem technischen Infrastrukturprojekt ein greifbares Angebot für private Haushalte, Gewerbe und öffentliche Gebäude.

Funktionen für Interessenten

Neben Informationen erfüllt die Website eine klare Aufgabe: Sie nimmt Interessenten an die Hand und führt sie zum nächsten sinnvollen Schritt. Das kann eine einfache Kontaktaufnahme, die Teilnahme an einer Infoveranstaltung oder direkt die Anfrage eines Hausanschlusses sein.

Alle diese Wege sind sichtbar, verständlich und ohne Umwege nutzbar. Das reduziert Rückfragen und verhindert, dass Interessenten „unterwegs verloren gehen“.

EspoCRM: Vom Erstkontakt bis zum Anschluss

Parallel zur Website haben wir EspoCRM integriert und an die Anforderungen des Projekts angepasst. Ziel ist, alle Interessenten und Adressen zentral, datenschutzkonform, auf eigener Infrastruktur zu verwalten – statt mit Excel-Dateien, Notizen und verstreuten E-Mails zu arbeiten.
Im CRM werden unter anderem erfasst:

• Kontaktdaten der Interessenten
• Objektadressen und besondere Rahmenbedingungen
• aktueller Status im Prozess (Interesse, Rückfrage, Angebot, Anschluss geplant etc.)
• sowie den gesamten Kommunikationsverlauf (E-Mail-Verkehr, Telefon, persönliche Besuche usw.)
   

Gemeinsam mit dem Projektteam wurden Abläufe definiert, sodass klar ist, was nach einer Anfrage passiert: Wer meldet sich? Welche Infos werden verschickt? Wann steht der nächste Schritt an?

Für Betreiber bedeutet das: Sie sehen auf einen Blick, wie viele Anschlüsse realistisch sind, wo noch Informationsbedarf besteht und welche Kontakte kurz vor der Entscheidung stehen.

Da sich das Projekt noch in der Anlaufphase befindet, ist eine Anpassung der Prozesse jederzeit möglich.

Informationsveranstaltungen: Bürger abholen, bevor Zweifel entstehen

Für ein Nahwärme-Projekt reicht eine gute Website allein meist nicht aus. Die wirklich entscheidenden Gespräche finden vor Ort statt: im Bürgerforum, in Mehrzweckhallen oder Sitzungssälen.

Wir haben die Nahwärme Bergtheim bei der Konzeption der Infoveranstaltung sowie Folgeveranstaltungen unterstützt, bei denen die wichtigsten Fragen der Bürger im Fokus stehen: Wie funktioniert die Nahwärme? Welche Kosten fallen an? Welche Förderungen sind möglich? Wie sieht die zeitliche Planung aus?

Dazu gehören:

• ein klar strukturierter Ablauf der Veranstaltung
• verständliche Erklärungen statt Fachvorträge
• Zeit für Fragen und Diskussion

Unser Ansatz: Die Menschen sollen die Veranstaltung mit weniger Fragezeichen verlassen als vorher – und mit einer klaren Idee, wie sie selbst weiter vorgehen können.

Online und offline immer erkennbar 

Ein wichtiges Element ist die Entwicklung eines eigenen Logos und einheitlichen Designs, welches sich in allen Medien sowohl offline und online wiederfindet, um im Gespräch zu bleiben und ein Wiedererkennungswert aufgebaut wird, wodurch langfristig immer mehr Leute erreicht werden können.